1.دانشگاه موظف است پس ازثبت نام دانشجو,(اگربه سن مشمولیت رسیده بود ودر صورت نرسیدن پس از رسیدن به سن مشمولیت) بلافاصله وی را بابرگه درخواست معافیت تحصیلی((پیوست شماره4))(تایپ شده) و به پیوست مدرک تحصیلی مقطع  قبلی(برابراصل شده) به دفاترپلیس+10ارجاع داده تادرخواست خود را ثبت وبه دانشگاه برگه با موضوع :صدورمجوزثبت نام موقت (که در متن آن با ادامه تحصیل دانشجوموافقت گردیده)ارائه تا در پرونده مشمول بایگانی گردد%پرونده اینگونه ازمشمولان درقسمتی مشخص نسبت به سایرپرونده ها نگهداری وقبل ازاتمام ترم اول بررسی و درصورت ارائه ندادن برگه مجوزثبت نام موقت (موافقت شده)یا برگه معافیت تحصیلی توسط دانشجو,ازادامه تحصیل آنان ممانعت وآزمون آخرترم را منوط برارائه مجوزازوظیفه عمومی قراربدهند%

2.معاونت وظیفه عمومی ظرف مدت 2ماه (اززمان ثبت درخواست)نسبت به بررسی درخواستهای معافیت تحصیلی دریافتی ازدفاترپلیس+10اقدام ودر صورت فاقد شرایط بودن دانشجو مراتب را کتبا به دانشگاه مربوطه اعلام تا ازادامه تحصیل مشمول ممانعت به عمل آورده ومشمول را جهت اعزام به خدمت به این معاونت معرفی نمایندوهمچنین وظیفه عمومی نسبت به بررسی موردی درخواستهای معافیت تحصیلی دانشجویانی که پس ازثبت دردفترپلیس+10به هر دلیلی با ادامه تحصیل آنان موافقت نگردیده وبرگه عدم صدورمجوزثبت نام موقت دریافت مینمایندودانشجوحضورا به این معاونت مراجعه مینماید اقدام ((اینگونه مشمولان درهمان دفترمیبایستی درخواست توجیه عدم صدورمجوزتحصیلی داده وپس ازگذشت 24ساعت به این معاونت مراجعه کنند))در صورت واجد شرایط بودن نسبت به صدورمعافیت تحصیلی آنان اقدام وبرگه معافیت تحصیلی جهت ارائه به دانشگاه مربوطه تحویل آنان نموده ودر صورت عدم موافقت مراتب کتبا به دانشگاه اعلام نماید%

3.اصل برگه های معافیت تحصیلی متعاقبا توسط سازمان وظیفه عمومی صادروپس ازتحویل به این معاونت به دانشگاههای مربوطه تحویل تا جایگزین برگه های صدورمجوزثبت نام موقت در پرونده دانشجویان گردد%

4. دانشگاه پس از اتمام معافیت تحصیلی دانشجویان مراتب را طی فرم مشخص شده ((پیوست شماره5)) حداکثرظرف مدت 3ماه به این معاونت ارسال و یک برگ را نیز  تحویل مشمول نمایند و آن را توجیه نموده از تاریخ (فارغ التحصیل- انصراف- ترک تحصیل- اخراج)به مدت یکسال فرصت دارند خود را جهت مشخص شدن وضعیت خدمتشان معرفی نمایند مثال :دانشجودر تاریخ30/04/96ازدانشگاه فراغت داشته است این دانشجو تاتاریخ30/04/97مهلت معرفی داردو دانشجویانی که می خواهند درخواست معافیت پزشکی یا کفالت بدهند, 2ماه قبل از اتمام مهلت معرفی خود اقدام تادر صورت عدم معافیتشان وارد غیبت نگردند%درصورت عدم حضور غیر موجه دانشجو(6ماه)((قطع ارتباط نموده ودرخواست مرخصی تحصیلی نداده باشد)),دانشگاه مراتب ترک تحصیل وی را((حداکثرظرف3ماه)) به این معاونت اعلام نماید%((گواهی اشتغال به تحصیل دانشجو نیزبا همین فرم اعلام گردد))

5.دانشگاه نامه های فراغت ازتحصیل((پیوست شماره5))(تایپ شده) دانشجویان را در سه  نسخه تنظیم ویک برگ را تحویل دانشجو جهت ارائه به پلیس+10,یک برگ را توسط پیک به این معاونت ارسال,یک برگ را نیزدر پرونده مشمول بایگانی  مینماید(تا درهنگام بازدید یا مراجعه مشمول پس ازگذشت چند سال قابل ارائه باشد)%لازم به ذکر است مسئولان مربوطه در هنگام تنظیم نامه فراغت نهایت دقت رانمایندکه در صورت اشتباه به هیج وجه امکان اصلاح مدرک پس ازاعلام فراغت امکانپذیرنمیباشد%

 6. در صورت انتقال دانشجو به دانشگاه دیگر نیازی به درخواست مجدد معافیت تحصیلی نمی باشد لیکن 1.انتقال میبایستی مورد تایید دانشگاه مبدا ومقصد بوده 2.به واسطه قبولی در آزمون یا پذیرش مجدد نباشد3.دانشجو را جهت ثبت انتقال به همراه نامه ازدانشگاه مقصد وبه پیوست موافقت نامه دانشگاه مبدا به دفترپلیس +10مسقردر شهرستان محل استقرار دانشگاه مقصدارجاع دهند%درصورت تغییر رشته دانشجو به هر دلیل نیازبه انصراف نبوده واگر تحصیل وی ازحداکثرسنوات مجازتحصیلی تجاوزننماید مراتب کتبا توسط دانشگاه بوسیله شخص دانشجو به این معاونت اعلام تا اصلاح گردد%

7. ترخیص سربازان حین خدمت جهت ادامه تحصیل و صدور مجوزبرعهده پلیس+10 محل استقرار دانشگاه محل تحصیل مشمول میباشد, بدین ترتیب که مشمول ازدانشگاه (برگه درخواست معافیت تحصیلی)و(گواهی اشتغال به خدمت)) به دفترارائه وبرگه ترخیص ازخدمت به علت قبولی در دانشگاه تحویل میگیردو با مراجعه به یگان تسویه نموده ومجددا به همان دفتر مراجعه تا نسبت به ثبت ترخیص در سامانه اقدام  ومجوزمعافیت تحصیلی صادر گردد, تاکیید می گرددازپذیرش سربازان حین خدمت با نامه یگان خدمتی خودداری شود%کارکنان وظیفه مجاز به تحصیل همزمان با انجام خدمت نیستند%ترخیص سربازان فقط برای تحصیل در مقطع کارشناسی و بالاترمجازمیباشد%

8- برابر ماده 2 آئین نامه اجرایی معافیت تحصیلی مصوب آذر ماه 92 هیئت وزیران ، مشمولان فارغ التحصیل دیپلم وپیش دانشگاهی چنانچه در مهلت یکساله پس از فراغت از تحصیل در هر مقطع ، در یکی از دانشگاه ها و موسسات آموزش عالی پذیرفته شوند در صورتیکه فاقد غیبت باشند می توانند از معافیت تحصیلی برای مقطع بالاتر استفاده نمایند. منظور از مهلت یکساله معرفی پس از فراغت برای مشمولان دانش آموز فارغ التحصیل خرداد تا شهریور  یک سال تحصیلی است که از مهر ماه شروع و تا پایان شهریور ماه سال بعد ادامه می یابد، بعنوان مثال : دانش آموز انی که در خرداد وتیرماه سال 96 در سقف مجاز سنوات تحصیلی فارغ التحصیل شده چنانچه تا پایان شهریور ماه 97 در دانشگاه پذیرفته شود،از اول مهرماه 97 می تواند در مقطع بالاتر ادامه تحصیل دهد و از معافیت تحصیلی برخوردار شود%لازم به ذکر است اینگونه ازمشمولان میبایستی ازمهرماه شروع به تحصیل نموده واگرقبولی بهمن ماه باشند به علت گذشت بیش ازیکسال ازمهلت معرفی حق ادامه تحصیل نخواهند داشت%در ضمن مشمولان متولد ماههای بهمن واسفند,چنانچه دردی ماه 18سالگی فارغ التحصیل گردند تا پایان شهریورسال بعد مهلت معرفی دارند%ودانش آموزانی که قبل ازسن مشمولیت(17سالگی)) فارغ التحصیل شوند پس از رسیدن به 18سالگی 6ماه مهلت معرفی خواهند داشت%

مثال1:دانش آموزمتولد20/02/78که در 30/03/96فارغ التحصیل شده است,تا تاریخ31/06/97مهلت معرفی خواهد داشت. بعد ازسن مشمولیت

 مثال2:دانش آموزمتولد30/05/78که در 30/03/96فارغ التحصیل شده است,تا تاریخ31/06/97مهلت معرفی خواهد داشت. درسال رسیدن به 18سالگی

مثال3:دانش آموزمتولد10/04/78که در 30/03/95فارغ التحصیل شده است,تا تاریخ10/10/96مهلت معرفی خواهد داشت. قبل ازسن مشمولیت 17سالگی

مثال4:دانش آموزمتولد30/12/78که در30/10/96فارغ التحصیل شده است,تا تاریخ31/06/97مهلت معرفی خواهد داشت. در دی ماه 18سالگی

9- حداکثر زمان تحصیل متناسب با مقطع تحصیلی برای دانشجو لحاظ ودر معافیت تحصیلی درج می گردد: ((سنوات اولیه))

الف)مقطع کاردانی 5/2سال ب)مقطع کارشناسی ناپیوسته3سال پ)مقطع کارشناسی پیوسته 5سال ت) مقطع کارشناسی ارشدناپیوسته3سال وارشدپیوسته 6سال ,مقطع دکتری پزشکی پیوسته8 سال, دکترای تخصصی ناپیوسته6سال . حداکثرمدت مرخصی تحصیلی درهرمقطع یکسال ودر مدت سنوات اولیه میباشد واین مدت نیز در سنوات اولیه تحصیلی محاسبه میگردد% لازم به ذکر است سنوات تحصیلی مشمولانی که در سن 17سالگی یا قبل ازآن, در دانشگاه مشغول به تحصیل می گردند,ازمهر ماه سال ورود به سن مشمولیت((ازمهر ماه18سالگی)) محاسبه می گردد.مثال: مشمول متولد 30/06/78ازمهر(01/07/95 )یا بهمن (01/11/95) وارد دانشگاه شده است, لذا سنوات وی از01/07/96محاسبه می گردد%

تبصره: درصورت فارغ التحصیل نشدن در مدت مذکورو وجود شرایط ادامه تحصیل درمدت اضافه ودر صورت پیشرفت تحصیلی, دانشگاه موظف است حداکثر ظرف مدت 3ماه از پایان مدت سنوات عادی ویا ترم اول سنوات ارفاقی دانشجورا با تکمیل فرم مربوطه((پیوست شماره6)) به انضمام یک نسخه از صورتجلسه کمیسیون موارد خاص دانشگاه که در آن نام دانشجو مشخص شده و فرم تعهد به دفتر +10شهرستان محل استقرار دانشگاه فرستاده و برگ تائیدیه مجوز را دریافت و درپرونده مشمول نگهداری تا هنگام بازدید ارائه نمایند%لازم به ذکر است تبعات عدم موافقت در خصوص اعطای سنوات ارفاقی به دانشجو در صورت تاخیر دربرگزاری کمیسیون (به هر دلیلی)و یا تاخیردرارسال نامه درخواست سنوات ارفاقی بر عهده ریاست دانشگاه و مسئول آموزش بوده و در صورت شکایت دانشجو,برابرقانون میبایستی جوابگوی مراجع مربوطه باشند%

دانشجویانی که در سنوات اولیه تحصیلی حداقل تعداد واحدهای زیر را گذرانده باشند می توانند از سنوات ارفاقی بهره مند گردند:

1-9 : کاردانی و کارشناسی ناپیوسته ؛ به شرط آنکه تعداد واحد های درسی گذرانده شده حداقل 40 باشد.

2-9 : کارشناسی پیوسته ؛ به شرط آنکه تعداد واحد های درسی گذرانده شده حداقل 85 واحد بوده باشد.

3-9 : کارشناسی ارشد ناپیوسته ؛ به شرط آنکه تعداد واحد های درسی گذرانده شده حداقل 18 باشد.

4-9 : کارشناسی ارشد پیوسته ؛ به شرط آنکه تعداد واحد های درسی گذرانده شده حداقل 150 باشد.

5-9: دکترای پیوسته ؛ به شرط آنکه تعداد واحد های درسی گذرانده شده حداقل 180 باشد.

6-9 : دکترای تخصصی ناپیوسته ؛ به شرط آنکه تعداد واحد های درسی گذرانده شده حداقل 18 باشد.

تذکر 1: برای دانشجویانی که در مقطع کاردانی و کارشناسی ناپیوسته بیش از 50 واحد، و در مقطع کارشناسی پیوسته بیش از 100 واحد پاس کرده باشند، و در سایر مقاطع تعداد واحدهای تعیین شده در بالا را پاس کرده باشند، مجوز سنوات ارفاقی به صورت یک ساله صادر میگردد. .(سقف واحدهای اعطایی دردوترم سنوات ارفاقی حداکثر48واحدمیباشد)

تذکر 2: چنانچه واحدهای پاس شده در مقطع کاردانی و کارشناسی ناپیوسته بین 40 تا 50 واحد، و در مقطع کارشناسی پیوسته بین 85 تا 100 واحد باشد، در این صورت مجوز سنوات ارفاقی بصورت مرحله ای (یک ترم یک ترم) (سقف واحدهای اعطایی درهرترم سنوات ارفاقی حداکثر24واحدمیباشد) با پیشرفت تحصیلی مناسب (پاس کردن حداقل 15 واحد در هر ترم) صادر میگردد. (فرم تعهد الزامی است ومیبایست در 2نسخه تهیه ویک نسخه در پرونده مشمول بایگانی تا در هنگام درخواست ترم دوم یا مهلت معرفی کپی آن پیوست گردد)در ضمن دانشجویان مقطع کارشناسی پیوسته که سنوات اولیه را به اتمام رسانده وواجد شرایط اخذ سنوات ارفاقی نمی باشند(کمتر از85واحد پاس کرده اند)چنانچه با مجوز یک ترم در مهلت معرفی بتوانند مدرک معادل کاردانی اخذ نمایند مجوز یک ترم در مهلت معرفی بصورت دستی صادرمی گردد ومیبایستی به خدمت اعزام گردند%  

تذکر 3: مطابق صراحت تبصره (2) ماده (11) آیین نامه اجرایی معافیت تحصیلی مصوب هیئت محترم وزیران، در صورت وجود شرایط ادامه تحصیل دانشجویان در سنوات ارفاقی، دانشگاه ها موظفند درخواست سنوات ارفاقی را حداکثر ظرف مدت سه ماه از پایان سنوات اولیه تحصیلی به سازمان وظیفه عمومی(ثبت در دفاتر پلیس+10) اعلام نمایند. در غیر این صورت بدلیل عدم درخواست درمهلت مقرر فاقد شرایط خواهد بود.

(شرایط مهلت معرفی):

الف.موافقت کمیسیون موارد خاص دانشگاه برای ادامه تحصیل درمهلت معرفی مورد نیازنبوده وصرفا درخواست دانشگاه مبنی برصدورمجوزادامه تحصیل درمهلت معرفی کفایت می کند(پیوست شماره7)و(فرم تعهد سنوات یکساله یا دوتا نیم سال), اماجهت اخذ سنوات ارفاقی همچنان نیازبه کمیسیون موارد خاص دانشگاه می باشد%

ب.از پایان سنوات ارفاقی(دوترم),دانشگاه حداکثر3ماه فرصت داردتا نسبت به درخواست مجوزادامه تحصیل درمهلت معرفی از طریق دفاترپلیس+10اقدام نماید, بعد ازانقضاء 3 ماه ثبت درخواست امکان پذیرنخواهد بود.

پ. دانشجویانی که در سنوات مجازتحصیلی(سنوات اولیه + ارفاقی)موفق به فراغت ازتحصیل نشوندصرفا در صورت پیشرفت تحصیلی (در 2ترم سنوات ارفاقی حداقل 30واحد پاس نموده باشند)وامکان فراغت ازتحصیل طی نیمسال اول مهلت معرفی با درخواست دانشگاه صادرمیشود%

ت. مجوز ادامه تحصیل درمهلت معرفی حداکثربه مدت یک ترم صادرگرددودرفرصت باقیمانده ازمهلت معرفی(شش ماهه دوم),مشمول باید نسبت به تعیین وضعیت مشمولیت خود(ازجمله درخواست اعزام,معافیت و...)اقدام نماید%

 10- دانشجویانی که از تحصیل انصراف داده یا ترک تحصیل می نمایند یا اخراج می شوند چنانچه ظرف مدت یکسال از تاریخ انصراف یا اخراج درهمان رشته و مقطع بازگشت به تحصیل داشته باشند حسب مورد با درخواست دانشگاه و تصویب کمیسیون موارد خاص مرکزی یا استانی مربوط مشروط به رعایت سقف سنوات تحصیلی ادامه می یابد%

11- دانشجویان اخراجی درصورت عدم بازگشت به تحصیل درصورت( قبولی در دانشگاه و مقطع دیگر)امکان استفاده ازمعافیت تحصیلی راندارند%درضمن هر دانشجودر طی دوران تحصیل فقط یک بارحق انصراف داردو میبایستی انصراف مشمول قبل ازپایان سنوات اولیه صورت گیرد که در این صورت مدت تحصیل درآن مقطع جزء سنوات درمقطع تحصیلی جدیدمحسوب نمیگردد%

12- دانشجویان ورودی مهر1390و به بعد درصورت فارغ التحصیل شدن در مهلت معرفی تا پایان خدمت مجاز به ادامه تحصیل نمی باشند%

13- دانشجویانی مشمولی که با اخذ مدرک تحصیلی پایین تر(معادل)انصراف از تحصیل می دهند,تا پایان خدمت مجاز به ادامه تحصیل نیستند مگرآنکه تاریخ انصراف از تحصیل در سنوات اولیه مقطع پایین تربوده باشد (کاردانی 5/2سال)که در آنصورت فارغ التحصیل ازمقطع پایین ترمحسوب شده و مجاز به ادامه تحصیل در مقطع کارشناسی ناپیوسته می باشند.